Kata dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere,
yang berarti mengajar. Pengertian dari kata dokumen ini menurut Louis
Gottschalk (1986) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama,
berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada
kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan
petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat
resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah,
konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen
(dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses
pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat
tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.
G.J. Renier, sejarawan terkemuka dari
University College London, (1997) menjelaskan istilah dokumen dalam tiga
pengertian, pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik
sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu yang
meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya
yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat
perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.
Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007)
menjelaskan istilah dokumen yang dibedakan dengan record. Definisi dari record
adalah setiap pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang / lembaga untuk
keperluan pengujian suatu peristiwa atau menyajikan akunting. Sedang dokumen
adalah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record, yang tidak
dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. Sedangkan menurut
Robert C. Bogdan seperti yang dikutip Sugiyono (2005) dokumen merupakan catatan
peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar, karya-karya
monumental dari seseorang.
Dari berbagai pengertian di atas, maka dapat
ditarik benang merahnya bahwa dokumen merupakan sumber data yang digunakan
untuk melengkapi penelitian, baik berupa sumber tertulis, film, gambar (foto),
dan karya-karya monumental, yang semuanya itu memberikan informasi bagi proses
penelitian.
Macam-Macam Bahan dan Jenis Dokumen
Menurut Burhan Bungin (2008) bahan dokumen itu
berbeda secara gradual dengan literatur, dimana literatur merupakan bahan-bahan
yang diterbitkan sedangkan dokumenter adalah informasi yang disimpan atau
didokumentasikan sebagai bahan dokumenter. Mengenai bahan-bahan dokumen
tersebut, Sartono Kartodirdjo (dikutip oleh Bungin, 2008) menyebutkan berbagai
bahan seperti; otobiografi, surat pribadi, catatan harian, momorial, kliping,
dokumen pemerintah dan swasta, cerita roman / rakyat, foto, tape, mikrofilm, disc,
compact disk, data di server / flashdisk, data yang tersimpan di web site, dan
lainnya.
Dari bahan-bahan dokumenter di atas, para ahli
mengklasifikasikan dokumen ke dalam beberapa jenis diantaranya;
Menurut Bungin (2008); dokumen pribadi dan
dokumen resmi.
- Dokumen pribadi adalah catatan seseorang secara tertulis tentang tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya. Berupa buku harian, surat pribadi, & otobiografi.
- Dokumen Resmi terbagi dua: pertama intern; memo, pengumuman, instruksi, aturan lembaga untuk kalangan sendiri, laporan rapat, keputusan pimpinan, konvensi; kedua ekstern; majalah, buletin, berita yang disiarkan ke mass media, pemberitahuan. (termasuk dalam klasifikasi di atas, pendapat lexy Moleong dan Nasution)
Menurut Sugiyono (2005), berbentuk tulisan,
gambar, dan karya
- Bentuk tulisan, seperti; catatan harian, life histories, ceritera, biografi, peraturan, kebijakan, dan lainnya.
- Bentuk gambar, seperti; foto, gambar hidup, sketsa, dan lainnya.
- Bentuk karya, seperti; karya seni berupa gambar, patung, film, dan lainnya.
Menurut E. Kosim (1988) jika diasumsikan
dokumen itu merupakan sumber data tertulis, maka terbagi dalam dua kategori
yaitu sumber resmi dan tak resmi.
- Sumber resmi merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh lembaga/perorangan atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber resmi formal dan sumber resmi informal.
- Sumber tidak resmi, merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh individu tidak atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber tak resmi formal dan sumber tak resmi informal.
Posisi Studi Dokumen dalam Penelitian
Kualitatif
Metode dokumenter merupakan salah satu jenis
metode yang sering digunakan dalam metodologi penelitian sosial yang berkaitan
dengan teknik pengumpulan datanya. Terutama sekali metode ini banyak digunakan
dalam lingkup kajian sejarah. Namun sekarang ini studi dokumen banyak digunakan
oleh lapangan ilmu sosial lainnya dalam metodologi penelitiannya, karena
sebagian besar fakta dan data sosial banyak tersimpan dalam bahan-bahan yang
berbentuk dokumenter. Oleh karenanya ilmu-ilmu sosial saat ini serius
menjadikan studi dokumen dalam teknik pengumpulan datanya.
Data dalam penelitian kualitatif kebanyakan
diperoleh dari sumber manusia atau human resources, melalui observasi dan
wawancara. Akan tetapi ada pula sumber bukan manusia, non human resources,
diantaranya dokumen, foto dan bahan statistik. Studi dokumen yang dilakukan
oleh para peneliti kualitatif, posisinya dapat dipandang sebagai ”nara-sumber”
yang dapat menjawab pertanyaan; ”Apa tujuan dokumen itu ditulis?; Apa
latarbelakangnya?; Apa yang dapat dikatakan dokumen itu kepada peneliti?; Dalam
keadaan apa dokumen itu ditulis?; Untuk siapa?” dan sebagainya.(Nasution, 2003)
Menurut Sugiyono (2005) studi dokumen
merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan wawancara dalam
penelitian kualitatif. Bahkan kredibilitas hasil penelitian kualitatif ini akan
semakin tinggi jika melibatkan / menggunakan studi dokumen ini dalam metode
penelitian kualitatifnya hal senada diungkapkan Bogdan (seperti dikutip
Sugiyono) “in most tradition of qualitative research, the phrase personal
document is used broadly to refer to any first person narrative produce by an
individual which describes his or her own actions, experience, and beliefs”.
Metode kualitatif menggunakan beberapa bentuk
pengumpulan data seperti transkrip wawancara terbuka, deskripsi observasi,
serta analisis dokumen dan artefak lainnya. Data tersebut dianalisis dengan
tetap mempertahankan keaslian teks yang memaknainya. Hal ini dilakukan karena
tujuan penelitian kualitatif adalah untuk memahami fenomena dari sudut pandang
partisipan, konteks sosial dan institusional. Sehingga pendekatan kualitatif
umumnya bersifat induktif. Selain itu, di dalam penelitian kualitatif juga
dikenal tata cara pengumpulan data yang lazim, yaitu melalui studi pustaka dan
studi lapangan. Studi pustaka (berbeda dengan Tinjauan Pustaka) dilakukan dengan
cara mengkaji sumber tertulis seperti dokumen, laporan tahunan, peraturan
perundangan, dan diploma/sertifikat. Sumber tertulis ini dapat merupakan sumber
primer maupun sekunder, sehingga data yang diperoleh juga dapat bersifat primer
atau sekunder. Pengumpulan data melalui studi lapangan terkait dengan situasi
alamiah. Peneliti mengumpulkan data dengan cara bersentuhan langsung dengan
situasi lapangan, misalnya mengamati (observasi), wawancara mendalam, diskusi
kelompok (Focused group discussion), atau terlibat langsung dalam penilaian.(
Djoko Dwiyanto, djoko_dwiy@ugm.ac.id)
Kajian dokumen merupakan sarana pembantu
peneliti dalam mengumpulkan data atau informasi dengan cara membaca surat-surat,
pengumuman, iktisar rapat, pernyataan tertulis kebijakan tertentu dan
bahan-bahan tulisan lainnya. Metode pencarian data ini sangat bermanfaat karena
dapat dilakukan dengan tanpa mengganggu obyek atau suasana penelitian. Peneliti
dengan mempelajari dokumen-dokumen tersebut dapat mengenal budaya dan
nilai-nilai yang dianut oleh obyek yang diteliti. Pengumpulan data perlu
didukung pula dengan pendokumentasian, dengan foto, video, dan VCD.
Dokumentasi ini akan berguna untuk mengecek data yang telah terkumpul.
Pengumpulan data sebaiknya dilakukan secara bertahap dan sebanyak mungkin
peneliti berusaha mengumpulkan. Maksudnya, jika nanti ada yang terbuang atau
kurang relevan, peneliti masih bisa memanfaatkan data lain. Dalam fenomena
budaya, biasanya ada data yang berupa tatacara dan perilaku budaya serta
sastra lisan. (Endraswara, http://fisip.untirta.ac.id/teguh/?p=16/)
Penggunaan Studi Dokumen dalam Penelitian
Kualitatif
Seperti telah dikemukakan di atas, bahwa studi
dokumen menjadi metode pelengkap bagi penelitian kualitatif, yang pada awalnya
menempati posisi yang kurang dimanfaatkan dalam teknik pengumpulan datanya,
sekarang ini menjadi bagian yang tak terpisahkan dari teknik pengumpulan data
dalam metodologi penelitian kualitatif. Hal senada diungkapkan Nasution (2003)
bahwa meski metode observasi dan wawancara menempati posisi dominan dalam
penelitian kualitatif, metode dokumenter sekarang ini perlu mendapatkan
perhatian selayaknya, dimana dahulu bahan dari jenis ini kurang dimanfaatkan
secara maksimal. Ada catatan penting dari Sugiyono (2005) mengenai pemanfaatan
bahan dokumenter ini, bahwa tidak semua dokumen memiliki kredibilitas yang
tinggi, sehingga harus selektif dan hati-hati dalam pemanfaatannya.
Ada beberapa keuntungan dari penggunaan studi
dokumen dalam penelitian kualitatif, seperti yang dikemukakan Nasution (2003);
- Bahan dokumenter itu telah ada, telah tersedia, dan siap pakai.
- Penggunaan bahan ini tidak meminta biaya, hanya memerlukan waktu untuk mempelajarinya.
- Banyak yang dapat ditimba pengetahuan dari bahan itu bila dianalisis dengan cermat, yang berguna bagi penelitian yang dijalankan.
- Dapat memberikan latar belakang yang lebih luas mengenai pokok penelitian.
- Dapat dijadikan bahan triangulasi untuk mengecek kesesuaian data.
- Merupakan bahan utama dalam penelitian historis.
Dokumen sebagai sumber data banyak
dimanfaatkan oleh para peneliti, terutama untuk untuk menguji, menafsirkan dan
bahkan untuk meramalkan. Lebih lanjut Moleong (2007) memberikan lasan-alasan
kenapa studi dokumen berguna bagi penelitian kualitatif, diantaranya;
- Karena merupakan sumber yang stabil, kaya dan mendorong.
- Berguna sebagai bukti (evident) untuk suatu pengujian.
- Berguna dan sesuai karena sifatnya yang alamiah, sesuai dengan konteks, lahir, dan berada dalam konteks.
- Relatif murah dan tidak sukar ditemukan, hanya membutuhkan waktu.
- Hasil pengkajian isi akan membuka kesempatan untuk lebih memperluas tubuh pengetahuan terhadap sesuatu yang diselidiki.
Kajian Isi Dokumen (Content Analysis Document)
Penggunaan dokumen ini berkaitan dengan apa
yang disebut analisa isi. Cara menganalisa isi dokumen ialah dengan memeriksa
dokumen secara sistematik bentuk-bentuk komunikasi yang dituangkan secara
tertulis dalam bentuk dokumen secara obyektif. Kajian isi atau content analysis
document ini didefinisikan oleh Berelson yang dikutip Guba dan Lincoln, sebagai
teknik penelitian untuk keperluan mendeskripsikan secara objektif, sistematis
dan kuantitatif tentang manifestasi komunikasi. Sedangkan Weber menyatakan
bahwa kajian isi adalah metodologi penelitian yang memanfaatkan seperangkat
prosedur untuk menarik kesimpulan yang sahih dari sebuah buku atau dokumen.
Definisi lain dikemukakan Holsti, bahwa kajian isi adalah teknik apapun yang
digunakan untuk menarik kesimpulan melalui usaha menemukan karakteristik pesan,
dan dilakukan secara objektif, dan sistematis (Moleong, 2007).
Prinsip dasar dari kajian isi, menurut Guba
dan Lincoln (dalam Moleong, 2007) memiliki lima ciri utama, yaitu:
- Prosesnya harus mengikuti aturan. Aturan itu sendiri haruslah berasal dari kriteria yang ditentukan, dan prosedur yang ditetapkan.
- Prosesnya sistematis.
- Prosesnya diarahkan untuk menggenerealisasi.
- Mempersoalkan isi yang termanifestasikan
- Menekankan analisis secara kuantitatif, namun hal tersebut dapat pula dilakukan bersama analisis kualitatif.
Dalam makalah berjudul Qualitative Content
Analysis karya Philipp Mayring (yang dikutip Moleong, 2007) dijabarka ide dasar
analisis konten dalam bidang komunikasi yang didasarkan atas empat hal;
- Menyesuaikan materi ke dalam model komunikasi.
- Aturan analisis; materi yang dianalisis secara bertahap mengikuti aturan prosedur, yaitu membagi materi ke dalam satuan-satuan.
- Kategori adalah pusat dari analisis. Aspek-aspek interpretasi teks mengikuti pertanyaan penelitian, dimasukan ke dalam kategori. Kategori ini ditemukan dan direvisi di dalam proses analisis
Kriteria kredibilitas dan validitas
Dalam metode sejarah, pembahasan mengenai
analisis konten dokumen ini merupakan bagian yang penting yang akan
mempertaruhkan kerdibilitas hasil penelitian sejarah. Oleh karenanya pembahasan
kajian isi ini memiliki segmen khusus dalam pembahasan dan penggunaannya.
Adapun yang terpenting dari kajian isi ini berkaitan dengan kritik intern
(kredibilitas) dan kritik ekstern (otentisitas) sumber data.
G.J. Renier (1997) mencoba memberikan gambaran
mengenai perbedaan kritik intern dan ekstern ini dalam bentuk
pertanyaan-pertanyaan yang biasa dipakai oleh kedua bentuk kritik tersebut.
Dalam kritik ekstern pertanyaan yag dimunculkan berupa; Apakah jejak yang saya
yakini ini ada?, Apakah yang diceritakannya kepada saya, dan apa yang
dituntutnya itu ada?, Dalam bentuk bagaimana dia menulisnya?, lalu
setelah pertanyaan tersebut coba dikaji dan dianalisis, maka pertanyaan
selanjutnya adalah; Dapatkah saya mempercayai pesan yang ada di dalam jejak ini
untuk saya pergunakan? Apakah benar-benar kesudahan dari serangkaian
peristiwa-peristiwa yang dalam pengamatan pertama, kemunculannya ada? Atau Adakah
disekitarnya suatu serangkaian yang kurang jelas?, untuk menjawab pertanyaan
tersebut maka diterapkan kritik intern.
Menurut Kuntowijoyo (1995) sederhananya kritik
ekstern (masalah otentisitas) itu mencoba mengkaji suatu dokumen untuk
membuktikan keaslian sumbernya, yaitu dengan meneliti bagaimana kertasnya,
tintanya, gaya tulisannya, bahasanya, kalimatnya, ungkapannya, kata-katanya,
hurufnya, dan semua penampilan luarnya, untuk mengetahui otentisitasnya. Jika
masalah otentisitas telah diverifikasi, selanjutnya peneliti melakukan uji
kredibilitas (kritik intern), apakah dokumen tersebut dapat dipercaya?. Hal ini
dilakukan dengan cara melakukan komparasi mengenai informasi yang tertuang di
dalam dokumen tersebut dengan data lain yang memiliki kesamaan waktu, tempat
peristiwa.
Selanjutnya Kosim (1988) menjabarkan secara
detail mengenai kajian isi dokumen dengan kritik ekstern dan intern. Masalah
otentisitas dokumen (kritik ekstern) berupaya menjawab tiga pertanyaan penting,
yaitu
Apakah sumber tersebut memang sumber yang kita
kehendaki? Singkatnya apakah sumber tersebut palsu atau tidak?. Bisa dikaji
dengan meneliti; tanggal, materi yang dipakai seperti tinta, pengarang, tulisan
tangan, tanda tangan, materai, jenis huruf.
Apakah sumber itu asli atau turunan?. Disini
digunakan analisis sumber. Jaman dulu cara menggandakan sebuah dokumen dengan
menyalin lewat tulisan tangan, berbeda dengan sekarang menggunakan mesin
fotocopy dan teknologi komputer dan scanner.
Apakah sumber itu utuh atau sudah berubah?.
Disini digunakan kritik teks, seperti yang banyak digunakan para ahli filologi.
Langkah selanjutnya menurut Kosim, melakukan
kritik intern yang bertugas menjawab pertanyaan Apakah kesaksian yang diberikan
oleh sumber itu kredibel / dapat dipercaya?. Langkah-langkah untuk menjawabnya
sebagai berikut;
Mengadakan penilaian intrinsik (yang hakiki)
terhadap sumber. Dimulai dengan menentukan sifat dari sumber, lalu menyoroti
pengarang sumber tersebut.
Komparasi dengan kesaksian dari berbagai
sumber.
DAFTAR PUSTAKA
- Bungin, M. Burhan. 2008. Penelitian Kualitatif; Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana.
- Dwiyanto, Djoko. Metode Kualitatif: Penerapannya Dalam Penelitian. Tersedia: http://inparametric.com/djoko_dwiy@ugm.ac.id/
- Endraswara, Suwardi. Model Telaah Budaya: Etnografi dan Folklore. Tersedia: http://fisip.untirta.ac.id/teguh/?p=16/
- Gottschalk, Louis. 1986. Understanding History; A Primer of Historical Method (terjemahan Nugroho Notosusanto). Jakarta: UI Press.
- Kosim, E. 1988. Metode Sejarah; Asas dan Proses. Bandung: Jurusan Sejarah UNPAD (untuk kalangan sendiri)
- Kuntowijoyo. 1995. Pengantar Ilmu Sejarah. Yogyakarta: Bentang Budaya.
- Moleong, Lexy J. 2007. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosda Karya.
- Nasution, S. 2003. Metode Penelitian Naturalistik-Kualitatif. Bandung: Tarsito.
- Renier, G.J. 1997. History its Purpose and Method (terjemahan Muin Umar). Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Sugiyono. 2005. Memahami Penelitian Kualitatif.
Bandung: ALFABETA.